Quy tắc sao lưu 3-2-1 nghĩa là: giữ ba bản dữ liệu (bản đang dùng và hai bản sao), trên hai loại thiết bị hoặc nơi lưu khác nhau, trong đó một bản nằm ngoài văn phòng. Với văn phòng nhỏ, cách làm phổ biến là dữ liệu chính trên máy tính hoặc ổ chung, một bản sao trên ổ cứng gắn ngoài hoặc thiết bị lưu trữ mạng, và một bản trên dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc một ổ cứng mang về nhà luân phiên.
Quy tắc nghe đơn giản, nhưng phần lớn văn phòng nhỏ chỉ làm được một nửa: có đồng bộ lên mây và tưởng đó là sao lưu. Đến ngày bị mã độc tống tiền mã hoá máy tính, bản trên mây cũng bị mã hoá theo. Bài này đi từ việc chọn dữ liệu cần lưu, phân biệt đồng bộ với sao lưu, đến lịch chạy và buổi thử khôi phục mà rất ít nơi làm.
Quy tắc 3-2-1 hiểu qua một văn phòng mười người
Hình dung một văn phòng dịch vụ kế toán mười người (ví dụ giả định). Hồ sơ khách nằm trong một ổ chung đặt ở phòng giám đốc, nhân viên mở qua mạng nội bộ. Đó là bản thứ nhất, bản đang dùng. Mỗi tối, một thiết bị lưu trữ mạng nhỏ đặt ở góc phòng tự chép thay đổi trong ngày sang, đó là bản thứ hai. Mỗi tuần, dữ liệu được đẩy lên một dịch vụ lưu trữ đám mây theo dạng sao lưu có giữ phiên bản cũ, đó là bản thứ ba và cũng là bản ở ngoài văn phòng.
Ba bản đề phòng ba loại chuyện khác nhau. Xoá nhầm một tệp: lấy lại từ bản trong văn phòng, vài phút là xong. Ổ chung hỏng: bản trong văn phòng vẫn còn. Cháy, mất trộm hoặc mã độc đánh vào cả mạng nội bộ: còn bản ở ngoài. Hai loại thiết bị khác nhau để một lỗi chung, ví dụ cùng một lô ổ cứng hỏng cùng lúc, không xoá sạch mọi bản.
Nhiều tài liệu bổ sung thêm hai chữ số thành quy tắc 3-2-1-1-0: một bản ngoại tuyến hoặc không thể sửa, và không lỗi khi thử khôi phục. Với văn phòng nhỏ, hai ý này đáng giữ hơn cả: một bản không nối mạng thường trực, và có thử khôi phục thật. Phần sau của bài nói rõ hơn.
Dữ liệu nào cần sao lưu trước
Không phải mọi thứ đều đáng sao lưu như nhau. Bắt đầu từ câu hỏi: mất cái gì thì văn phòng ngừng làm việc hoặc phải làm lại rất lâu. Bảng dưới là thứ tự gợi ý cho một văn phòng nhỏ.
| Mức ưu tiên | Loại dữ liệu | Lưu ý |
|---|---|---|
| Cao nhất | Dữ liệu kế toán, sổ sách, hoá đơn, hợp đồng, hồ sơ nhân sự | Thường có yêu cầu lưu trữ theo quy định, mất là rất khó dựng lại |
| Cao nhất | Dữ liệu phần mềm bán hàng, danh sách khách, đơn hàng | Phần mềm trên mây thường có sao lưu của nhà cung cấp, nhưng nên xuất định kỳ một bản về tay mình |
| Cao | Tệp công việc đang làm: thiết kế, báo giá, hồ sơ dự án | Lưu cả phiên bản cũ để quay lại khi bị ghi đè |
| Trung bình | Hộp thư email công ty | Kiểm dịch vụ email có giữ thư đã xoá bao lâu, có cần công cụ sao lưu riêng không |
| Thấp hơn | Cấu hình thiết bị, danh sách tài khoản, mật khẩu Wi-Fi | Ít dung lượng nhưng giúp dựng lại văn phòng nhanh sau sự cố |
| Không cần | Phần mềm cài đặt, tệp tạm, phim ảnh cá nhân của nhân viên | Tải lại được hoặc không thuộc trách nhiệm của công ty |
Dữ liệu có thông tin cá nhân của khách hay nhân viên thì bản sao cũng phải được bảo vệ như bản chính: mã hoá ổ cứng gắn ngoài, đặt mật khẩu cho thiết bị lưu trữ mạng, giới hạn người được mở bản sao lưu trên mây.
Đồng bộ không phải là sao lưu
Đồng bộ chép mọi thay đổi, kể cả thay đổi xấu. Ổ lưu trữ trực tuyến kiểu đồng bộ thư mục giữ cho máy tính và mây giống nhau. Bạn xoá tệp trên máy, tệp trên mây cũng mất; mã độc mã hoá tệp trên máy, bản trên mây cũng thành bản bị mã hoá.
Thùng rác và lịch sử phiên bản có giới hạn. Nhiều dịch vụ đồng bộ có thùng rác và lịch sử phiên bản trong một số ngày nhất định, tuỳ gói. Đó là lưới an toàn hữu ích nhưng có hạn, và nếu kẻ gian chiếm được tài khoản thì chúng xoá được cả thùng rác.
Sao lưu giữ bản theo thời điểm. Một bản sao lưu đúng nghĩa giữ ảnh chụp dữ liệu tại nhiều thời điểm, ví dụ mỗi ngày trong hai tuần, mỗi tuần trong hai tháng. Khi phát hiện sự cố muộn, bạn vẫn quay lại được thời điểm trước đó.
Dùng cả hai, đừng thay cái này bằng cái kia. Đồng bộ giúp làm việc tiện và cứu được xoá nhầm nhỏ. Sao lưu là thứ cứu văn phòng khi có chuyện lớn. Hãy kiểm xem cái bạn đang trả tiền là loại nào.
Ba phương án theo mức chi phí
Không có cấu hình đúng cho mọi văn phòng. Dưới đây là ba mức để bạn chọn, mô tả theo loại thiết bị và dịch vụ, không theo hãng.
- Mức miễn phí đến rất thấp: dùng tính năng sao lưu có sẵn trong hệ điều hành, chép sang hai ổ cứng gắn ngoài luân phiên — một ổ cắm ở văn phòng, một ổ chủ doanh nghiệp mang về nhà, đổi chỗ mỗi tuần. Hợp với văn phòng dưới năm người, dữ liệu chủ yếu trên một hai máy.
- Mức thấp: thêm một thiết bị lưu trữ mạng nhỏ làm nơi tập trung, các máy tự sao lưu vào đó hằng đêm, thiết bị này lại sao lưu tiếp lên một dịch vụ lưu trữ đám mây có giữ phiên bản. Hợp với văn phòng năm đến hai mươi người.
- Mức cần thuê ngoài: khi văn phòng có máy chủ riêng, phần mềm kế toán hay quản lý chạy nội bộ, hoặc dữ liệu lớn và nhạy cảm, nên thuê một đơn vị IT dựng hệ thống sao lưu có giám sát, báo lỗi và cam kết thời gian khôi phục.
- Ở mọi mức, giữ ít nhất một bản không nối mạng thường trực: ổ cứng rút ra sau khi chép, hoặc dịch vụ mây có chế độ khoá không cho xoá hay sửa bản sao lưu trong một thời gian.
- Mã hoá mọi bản sao mang ra khỏi văn phòng, và cất mật khẩu giải mã ở nơi không nằm chung với bản sao.
Khi so sánh dịch vụ, đừng chỉ nhìn dung lượng. Hãy hỏi: giữ phiên bản cũ bao lâu, khôi phục một tệp và khôi phục toàn bộ mất bao lâu, có bị tính thêm phí khi tải dữ liệu về hay không.
Lịch chạy và người chịu trách nhiệm
Sao lưu hỏng thường không phải vì thiết bị mà vì không ai để ý nó đã ngừng chạy từ ba tháng trước. Lịch dưới đây giúp tránh chuyện đó:
- Chỉ định một người phụ trách sao lưu và một người dự phòng. Không cần giỏi kỹ thuật, chỉ cần đều đặn.
- Hằng ngày: sao lưu tự động chạy ngoài giờ làm việc. Bật thông báo qua email khi sao lưu lỗi, gửi cho cả hai người.
- Hằng tuần: người phụ trách mở nhật ký sao lưu, xem lần chạy gần nhất có thành công không, dung lượng có tăng bất thường không.
- Hằng tuần, nếu dùng ổ cứng luân phiên: đổi ổ, ghi ngày đổi vào sổ.
- Hằng quý: thử khôi phục, theo cách ở phần dưới.
- Mỗi khi có phần mềm mới, thư mục mới, nhân viên mới làm dữ liệu quan trọng: kiểm xem nó đã nằm trong phạm vi sao lưu chưa.
Bạn có thể nhờ chatbot soạn bảng kiểm hằng tuần cho người phụ trách dựa trên lịch này, nhưng đừng dán đường dẫn ổ chung, tên máy chủ hay thông tin đăng nhập thiết bị sao lưu vào đó.
Những sai lầm hay gặp ở văn phòng nhỏ
Khi được nhờ xem hệ thống sao lưu của một văn phòng nhỏ, người làm IT hay gặp lại cùng một nhóm lỗi. Bạn có thể tự soi văn phòng mình qua danh sách sau:
- Ổ cứng sao lưu cắm thường trực vào máy chính suốt năm, nên thực chất chỉ là thêm một ổ cho mã độc mã hoá.
- Bản ngoài văn phòng nằm ở nhà chủ doanh nghiệp nhưng đã ba tháng không ai mang đi đổi.
- Chỉ sao lưu thư mục "Tài liệu" trong khi phần mềm kế toán lưu dữ liệu ở một thư mục khác mà không ai biết.
- Mật khẩu giải mã bản sao lưu chỉ một người nhớ, và người đó đã nghỉ việc.
- Thông báo lỗi sao lưu gửi về một hộp thư không ai đọc.
- Bản sao lưu trên mây dùng chung tài khoản và mật khẩu với email hằng ngày, nên ai chiếm được email là xoá được luôn bản sao lưu.
Mỗi lỗi trên đều sửa được trong một buổi chiều và hầu như không tốn thêm tiền. Điều khó là phát hiện ra chúng trước ngày cần khôi phục, nên hãy đưa danh sách này vào buổi rà soát hằng quý.
Thử khôi phục mỗi quý và bản sao lưu ngoại tuyến
Một bản sao lưu chưa từng được khôi phục thử thì chưa chắc dùng được. Mỗi quý, chọn ngẫu nhiên vài tệp ở các thư mục quan trọng, khôi phục chúng từ từng bản sao về một thư mục riêng, mở ra kiểm nội dung. Mỗi năm một lần, thử khôi phục toàn bộ dữ liệu kế toán hoặc phần mềm bán hàng sang một máy khác, đo xem mất bao lâu. Con số đó cho bạn biết nếu có sự cố thật, văn phòng phải nghỉ bao lâu.
Bản ngoại tuyến là chỗ dựa khi gặp mã độc tống tiền. Loại mã độc này thường dò tìm mọi ổ và thư mục nó với tới qua mạng, mã hoá luôn bản sao lưu, rồi mới hiện thông báo đòi tiền. Kẻ gian giờ còn dùng công cụ tự động, có cả AI, để soạn thư dụ nhân viên mở tệp đính kèm, nên cánh cửa vào văn phòng nhỏ rộng hơn trước. Một ổ cứng đã rút ra cất trong ngăn kéo, hoặc một bản trên mây bị khoá không cho xoá, là thứ duy nhất chúng không chạm tới.
Ghi kết quả mỗi lần thử: ngày, ai làm, khôi phục gì, có lỗi không, mất bao lâu. Nếu một lần thử thất bại, đó là tin tốt, vì bạn phát hiện ra trước khi cần thật.
Câu hỏi thường gặp
Quy tắc sao lưu 3-2-1 là gì?
Là giữ ba bản dữ liệu gồm bản đang dùng và hai bản sao, lưu trên hai loại thiết bị hoặc nơi khác nhau, trong đó ít nhất một bản ở ngoài văn phòng. Mục đích là để một sự cố đơn lẻ không xoá sạch mọi bản.
Đã dùng ổ lưu trữ trực tuyến đồng bộ thì có cần sao lưu nữa không?
Vẫn cần. Đồng bộ chép cả thay đổi xấu như xoá nhầm hay tệp bị mã độc mã hoá sang bản trên mây. Sao lưu đúng nghĩa giữ bản theo nhiều thời điểm để quay lại được trước lúc xảy ra sự cố.
Văn phòng ba người có cần thiết bị lưu trữ mạng không?
Chưa chắc. Hai ổ cứng gắn ngoài luân phiên, một ổ ở văn phòng và một ổ mang về nhà, cộng tính năng sao lưu có sẵn của hệ điều hành là đủ cho nhiều văn phòng rất nhỏ, miễn là làm đều đặn.
Bao lâu nên thử khôi phục dữ liệu một lần?
Nên thử khôi phục vài tệp mỗi quý và thử khôi phục toàn bộ một hệ thống quan trọng mỗi năm. Ghi lại thời gian khôi phục để biết văn phòng sẽ phải nghỉ bao lâu nếu có sự cố thật.
Sao lưu có cứu được khi bị mã độc tống tiền không?
Có, nếu còn một bản sao lưu mà mã độc không với tới, như ổ cứng đã rút khỏi máy hoặc bản trên mây có chế độ khoá không cho xoá. Bản sao lưu luôn nối mạng có thể bị mã hoá cùng lúc với dữ liệu chính.
Phần mềm bán hàng trên mây có cần tự sao lưu không?
Nên định kỳ xuất dữ liệu quan trọng như danh sách khách, đơn hàng, tồn kho về một bản trong tay mình. Nhà cung cấp có sao lưu của họ, nhưng nếu tài khoản bị chiếm, bị khoá hoặc dịch vụ ngừng, bạn vẫn cần bản riêng.