Có thể nhờ AI tóm tắt hợp đồng và tài liệu nội bộ một cách an toàn nếu bạn làm ba việc: phân loại tài liệu trước khi đưa, chỉ dùng công cụ phù hợp với mức mật của tài liệu, và che các chi tiết định danh hoặc nhạy cảm mà bản tóm tắt không cần. Tài liệu mật hoặc bị hợp đồng cấm chia sẻ thì không đưa vào chatbot thông thường, dù đã che.
AI tóm tắt văn bản dài khá tốt, nhưng nó cũng có thể bỏ sót hoặc diễn giải sai điều khoản. Bài này đi từ khâu phân loại, những điều ít ai để ý khi tải tệp lên, quy trình rà một hợp đồng, các câu lệnh mẫu, đến cách kiểm lại bản tóm tắt trước khi dựa vào nó để quyết định.
Phân loại tài liệu trước khi đưa vào AI
Nhiều công ty đã có cách phân loại tài liệu riêng; nếu chưa, bốn mức dưới đây là khung đơn giản để tự quyết định:
| Mức | Ví dụ | Chatbot cá nhân | Công cụ AI công ty đã duyệt |
|---|---|---|---|
| Công khai | Thông cáo đã đăng, hướng dẫn sử dụng, văn bản pháp luật | Được | Được |
| Nội bộ | Quy trình làm việc, biên bản họp thường kỳ, tài liệu đào tạo | Chỉ sau khi che tên người, tên khách | Được, theo quy định công ty |
| Mật | Hợp đồng với khách, báo giá, bảng lương, kế hoạch kinh doanh | Không | Chỉ khi quy định cho phép, che phần không cần |
| Tối mật | Kế hoạch sáp nhập, công thức sản phẩm, mã nguồn lõi, hồ sơ pháp lý đang tranh chấp | Không | Thường không; hỏi người có thẩm quyền |
Bảng này không thay quy định của công ty bạn; nếu công ty đã có cách phân loại riêng thì theo cách đó. Khi không chắc một tài liệu thuộc mức nào, xếp nó lên mức cao hơn. Chi phí của việc thận trọng là vài phút làm thủ công; chi phí của việc đánh giá thấp có thể là một khách hàng lớn.
Tải tệp lên khác dán chữ ở chỗ nào
Khi bạn dán một đoạn chữ, bạn thấy hết những gì mình gửi. Khi bạn tải lên cả một tệp văn bản hay bảng tính, bạn gửi cả những thứ không hiện trên màn hình: lịch sử theo dõi thay đổi, bình luận bên lề của đồng nghiệp, đoạn văn bị ẩn, thuộc tính tác giả và tên công ty, các trang tính ẩn, liên kết tới thư mục nội bộ. Chatbot có thể đọc được những phần đó.
Một tệp hợp đồng đang thương lượng thường chứa bình luận kiểu "mức này khách chấp nhận được, đừng giảm thêm" hoặc phương án dự phòng. Những dòng đó còn nhạy cảm hơn bản thân hợp đồng. Trước khi tải lên, chấp nhận hoặc xoá hết thay đổi đang theo dõi, xoá bình luận, kiểm phần thuộc tính tệp, hoặc an toàn hơn là sao chép phần nội dung cần thiết sang một tệp mới sạch.
Thứ hai, tệp tải lên có thể nằm lại trong tài khoản lâu hơn cuộc trò chuyện. Nhiều chatbot có khu vực lưu tệp, thư viện hoặc không gian dự án, nơi tài liệu ở đó cho tới khi bạn tự xoá, và có thể được chia sẻ cho người khác nếu bạn mời họ vào dự án. Hãy biết tệp của mình đang nằm ở đâu và dọn khi xong việc.
Quy trình rà một hợp đồng bằng AI an toàn
Ví dụ giả định: bạn là nhân viên mua hàng, cần nắm nhanh một hợp đồng cung cấp vật tư mười lăm trang để báo cáo sếp. Công ty cho phép dùng chatbot sau khi che dữ liệu:
- Xác nhận mức của tài liệu theo bảng ở trên và quy định công ty. Nếu là mức mật mà công ty chưa có công cụ được duyệt, dừng ở đây.
- Đọc lướt hợp đồng một lần để biết cấu trúc: các phần, phụ lục, những điều khoản bạn quan tâm nhất.
- Tạo bản sao sạch, thay tên hai bên bằng Bên A, Bên B; xoá số tài khoản ngân hàng, mã số thuế, tên người ký, địa chỉ; thay giá trị hợp đồng bằng ký hiệu nếu bản tóm tắt không cần con số.
- Gửi cho AI kèm yêu cầu rõ ràng: tóm tắt theo cấu trúc, trích dẫn số điều cho từng ý.
- Đối chiếu từng ý trong bản tóm tắt với điều khoản gốc, theo số điều AI đã trích.
- Ghi những chỗ AI nói chưa rõ hoặc bạn không chắc, chuyển cho người phụ trách pháp lý hoặc luật sư của công ty.
- Xoá tệp và cuộc trò chuyện khỏi chatbot nếu không còn cần.
Bước năm là bước hay bị bỏ qua nhất và cũng là bước quan trọng nhất. Bản tóm tắt trôi chảy dễ tạo cảm giác đúng, trong khi một điều khoản phạt hay điều kiện chấm dứt bị bỏ sót có thể đắt hơn nhiều so với thời gian bạn tiết kiệm được.
Câu lệnh mẫu cho tài liệu đã che
Đặt yêu cầu càng cụ thể, càng dễ kiểm. Một số mẫu bạn có thể dùng và chỉnh theo việc:
- "Văn bản sau là hợp đồng giữa Bên A và Bên B, đã bỏ thông tin định danh. Tóm tắt thành các mục: phạm vi công việc, thời hạn, thanh toán, phạt vi phạm, chấm dứt hợp đồng, giải quyết tranh chấp. Mỗi ý ghi kèm số điều. Nếu không tìm thấy nội dung cho một mục, ghi rõ là không thấy, không suy đoán."
- "Liệt kê mọi nghĩa vụ của Bên B có kèm thời hạn, theo dạng bảng: nghĩa vụ, thời hạn, điều khoản gốc."
- "Chỉ ra những điều khoản có từ ngữ mơ hồ, có thể hiểu theo nhiều cách, và giải thích vì sao. Không đưa ra kết luận pháp lý."
- "Tóm tắt biên bản họp sau thành các quyết định đã chốt, việc cần làm, người phụ trách theo ký hiệu [NV], hạn hoàn thành."
Câu "không suy đoán, ghi rõ là không thấy" giúp giảm việc AI tự điền nội dung không có trong văn bản. Yêu cầu trích số điều giúp bạn đối chiếu nhanh. AI chỉ hỗ trợ đọc hiểu; đánh giá rủi ro pháp lý của một hợp đồng cụ thể là việc của người có chuyên môn.
Nhiều khi không cần đưa tài liệu vào
Trước khi tải tài liệu lên, đáng hỏi lại: việc mình cần có thật sự đòi AI đọc văn bản gốc không? Khá nhiều nhu cầu được giải quyết mà không cần gửi một chữ nào của tài liệu. Ví dụ, muốn biết một hợp đồng thuê kho thường có những điều khoản nào cần để ý, bạn có thể hỏi AI một danh sách kiểm tra chung cho loại hợp đồng đó, rồi tự đọc hợp đồng của mình theo danh sách ấy.
Tương tự, muốn viết báo cáo tóm tắt cho sếp, bạn có thể tự ghi năm ý chính bằng lời mình, sau đó nhờ AI sắp xếp, làm gọn câu chữ. AI làm phần trình bày, còn phần nội dung bí mật bạn đã chủ động chọn lọc. Muốn chuẩn bị cho buổi đàm phán, bạn có thể mô tả tình huống ở mức khái quát, như "nhà cung cấp muốn tăng giá giữa hợp đồng, bên mua muốn giữ giá", rồi nhờ AI gợi ý các câu hỏi nên đặt ra.
Cách làm này chậm hơn một chút so với ném cả tệp vào, nhưng có hai lợi ích. Thứ nhất, dữ liệu mật không rời khỏi máy. Thứ hai, bạn buộc phải đọc tài liệu, nên hiểu nó thật sự thay vì chỉ cầm một bản tóm tắt mà mình không kiểm được. Với tài liệu mức mật trở lên, đây thường là cách phù hợp nhất khi công ty chưa có công cụ AI được duyệt.
Kiểm bản tóm tắt: năm lỗi AI hay mắc
Bỏ sót. Điều khoản nằm ở phụ lục hoặc ở cuối văn bản dài dễ bị bỏ qua, nhất là khi tài liệu vượt quá lượng chữ mà công cụ xử lý tốt trong một lần.
Gộp sai. Hai điều kiện khác nhau bị gộp thành một, ví dụ điều kiện chấm dứt do vi phạm và chấm dứt do bất khả kháng.
Đảo chủ thể. Nghĩa vụ của Bên A bị ghi thành của Bên B. Lỗi này dễ xảy ra hơn khi bạn đã thay tên bằng ký hiệu mà không dặn AI giữ nguyên.
Thêm nội dung không có. AI có thể viết ra một điều khoản nghe hợp lý nhưng không tồn tại trong văn bản, nhất là khi bạn hỏi về một mục mà hợp đồng không đề cập.
Làm mềm hoặc làm nặng từ ngữ. Chữ "phải" thành "nên", "trong vòng" thành "khoảng". Với hợp đồng, một chữ khác là nghĩa khác.
Cách kiểm nhanh. Chọn ba điều khoản bạn coi là quan trọng nhất, đọc bản gốc và so với câu tương ứng trong bản tóm tắt. Nếu cả ba khớp, độ tin cậy của phần còn lại cao hơn; nếu một chỗ sai, đọc lại toàn bộ bằng mắt.
Tài liệu của đối tác và thoả thuận bảo mật
Khi đối tác gửi cho công ty bạn bản vẽ, bảng giá, kế hoạch hay dữ liệu kèm một thoả thuận bảo mật, thoả thuận đó thường quy định thông tin chỉ được dùng cho mục đích nhất định và không được tiết lộ cho bên thứ ba. Một công cụ AI chạy trên máy chủ của hãng khác có thể bị coi là bên thứ ba, tuỳ cách thoả thuận được viết và cách công cụ được ký hợp đồng.
Vì vậy, trước khi đưa tài liệu của đối tác vào bất kỳ công cụ AI nào, hãy hỏi người phụ trách hợp đồng hoặc pháp lý của công ty: thoả thuận bảo mật với đối tác này có cho phép không, công cụ AI của công ty có được tính là bên được phép tiếp cận không. Câu trả lời có thể khác nhau giữa công cụ công ty đã ký hợp đồng và tài khoản chatbot cá nhân.
Tương tự với tài liệu do khách hàng gửi: hồ sơ, giấy tờ, dữ liệu của khách là thứ họ giao cho công ty bạn xử lý, không phải để chuyển sang một nơi khác. Nếu công ty bạn thu thập dữ liệu cá nhân của khách, việc đưa nó vào công cụ nước ngoài còn liên quan đến quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân; mục luật dữ liệu cá nhân của AI Bảo Mật có các bài nói kỹ phần này.
Câu hỏi thường gặp
Dùng AI tóm tắt văn bản pháp luật công khai có cần che gì không?
Không cần, vì văn bản đã công khai. Điều cần nhớ là AI có thể tóm sai hoặc dựa vào phiên bản cũ của văn bản. Hãy đưa đúng văn bản hiện hành vào thay vì hỏi chung chung, và đối chiếu những điểm quan trọng với bản gốc.
Chụp ảnh từng trang hợp đồng rồi gửi có an toàn hơn tải tệp không?
Không. Chatbot đọc được chữ trong ảnh, và ảnh còn có thể lộ chữ ký, con dấu, ghi chú viết tay bên lề. Ảnh lại khó che hơn văn bản. Nếu đã được phép đưa nội dung vào, sao chép phần chữ cần thiết rồi che trên đó dễ kiểm soát hơn.
Tài liệu dài quá giới hạn thì nên chia thế nào?
Chia theo phần có nghĩa như chương, điều, phụ lục thay vì cắt theo số trang. Yêu cầu AI tóm tắt từng phần, ghi rõ phần nào, rồi tự ghép. Với tài liệu có điều khoản dẫn chiếu qua lại, đọc lại các chỗ dẫn chiếu bằng mắt vì AI chỉ thấy phần bạn gửi.
Có nên dùng AI để so sánh hai phiên bản hợp đồng không?
Phần mềm soạn thảo có chức năng so sánh văn bản cho kết quả chính xác từng chữ, đáng tin hơn AI cho việc tìm chỗ khác nhau. AI hợp hơn ở bước sau: giải thích ý nghĩa của những thay đổi đã tìm được, với điều kiện bạn đã che dữ liệu và kiểm lại.
AI nói một điều khoản bất lợi cho mình thì làm gì?
Coi đó là gợi ý cần kiểm tra, không phải kết luận. Đọc lại điều khoản gốc, ghi câu hỏi cụ thể và hỏi người có chuyên môn pháp lý trước khi đàm phán hay ký. AI không biết bối cảnh giao dịch, quan hệ với đối tác và quy định đặc thù của ngành bạn.
Xoá cuộc trò chuyện có xoá luôn tệp đã tải lên không?
Tuỳ sản phẩm. Có nơi tệp gắn với cuộc trò chuyện và mất theo, có nơi tệp nằm trong thư viện hay dự án riêng. Kiểm cả hai chỗ sau khi xong việc, và đọc trang trợ giúp của công cụ về cách quản lý tệp đã tải.